Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

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1.1 ARGAFIN EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « Déclaration »), nous souhaitons vous informer de la raison pour laquelle et de la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par ARGAFIN. Vos données à caractère personnel seront collectées et conservées de manière centralisée. ARGAFIN traite vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration.

Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette Déclaration.

Nous sommes chargés du traitement des données à caractère personnel que nous collectons et utilisons. En tant que Responsable du traitement, nous prenons les mesures nécessaires afin que vous :

• soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits ;

• conserviez le contrôle de vos données à caractère personnel que nous traitons ;

• puissiez exercer vos droits à l’égard de vos données à caractère personnel. Vous trouverez plus d’informations concernant vos droits au point 9 de cette Déclaration.

Dans le cadre de ses prestations de services, ARGAFIN agit aussi en qualité de Sous-traitant quant au traitement des données à caractère personnel de ses clients. Ce principe est traité dans l’Accord sur le traitement des données à caractère personnel conclu entre ARGAFIN et ses clients, et ne fait pas partie intégrante de la présente Déclaration.

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1.2 DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Nous avons également désigné un Délégué à la protection des données.

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2. Quelles données collectons-nous à votre sujet ?

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2.1 DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

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Nous entendons par « données à caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiable. Le type de données à caractère personnel que nous collectons dépend des services demandés. Il s’agit entre autres de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants (ci-après communément dénommés « vous » ou « votre/vos »).

Si vous nous communiquez des données à caractère personnel de vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants, vous devez les informer de l’existence et du contenu de cette Déclaration, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits. Nous collectons en particulier :

• auprès de nos clients existants : données d’identification et coordonnées (nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone, copie de la carte d’identité, etc.), domaines d’intérêt et certaines données financières (numéro de compte bancaire, etc.) ;

• auprès de nos prospects : données d’identification et coordonnées (nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.), domaines d’intérêt, etc.

Nous utilisons ces données aux fins décrites au point 3 de la présente Déclaration.  Sur notre site internet, nous utilisons des « cookies ». Ce sont de petites parties d’informations enregistrées par votre navigateur sur votre ordinateur, qui nous permettent d’obtenir certains renseignements sur les utilisateurs de notre site internet (ex : langue sélectionnée, durée de votre visite sur la page, etc.). Ils nous permettent de mieux adapter le site internet à vos souhaits et préférences et de faciliter son utilisation. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre politique relative aux cookies.

Nous ne collectons et ne traitons pas de données de mineurs ni de données dites sensibles, à savoir :

• données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale ;

• données génétiques ou biométriques (ex : images faciales et empreintes digitales) ;

• données relatives à la santé ;

• données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle.

Si de telles données sensibles nous sont fournies, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.

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3. À quelles fins avons-nous besoin de vos données ?

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3.1 ACCEPTATION DU CLIENT ET EXÉCUTION DU CONTRAT

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Nous avons besoin de données à caractère personnel afin de :

• vous enregistrer, en tant que prospect ou client, dans notre système de gestion;

• vous accepter en tant que client dans le cadre de notre procédure d’acceptation;

• vous contacter pour trouver un accord concernant l’exécution des services demandés;

• vous facturer nos services ou faire les comptes pour les services fournis.

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3.2 MARKETING DIRECT

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Nous souhaitons vous informer de nos services, événements ou articles pertinents. Nous vous contacterons si vous en faites la demande explicite ou si nous estimons que vous pourriez être intéressé(e) par un service ou qu’il pourrait profiter à votre entreprise/organisation.

Vous pourrez obtenir ces informations de plusieurs manières : aux bureaux d’ARGAFIN, sur internet, par e-mail, par courrier, par téléphone ou lors d’événements. De plus, nous recourrons toujours à de nouvelles technologies si elles permettent de communiquer des informations de manière à ce que cela vous dérange le moins possible.

Vous recevrez nos communications de marketing direct si vous nous avez donné votre autorisation explicite de vous contacter. Nous vous demanderons plus particulièrement votre autorisation si vous n’êtes pas encore un client de ARGAFIN.

Toutefois, même si vous décidez de ne pas nous donner votre consentement, vous pourriez tout de même être amené(e) à recevoir des offres ou des publicités de notre part. Ce sera particulièrement le cas si vous avez déjà une relation commerciale avec ARGAFIN. Nous nous basons, dans ce cadre, sur notre intérêt légitime.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de publicités de notre part, vous pouvez invoquer votre droit d’opposition au marketing direct, tel que mentionné au point 9.2 de la présente Déclaration.

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3.3 FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE

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Cette finalité constitue ce que l’on appelle un « intérêt légitime ». En effet, le traitement de données est basé sur un certain nombre d’intérêts légitimes. Nous nous assurons toutefois en permanence que l’équilibre entre nos intérêts légitimes et leur impact éventuel sur votre vie privée ne soit pas perturbé.

Si vous souhaitez tout de même vous opposer à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, tel que mentionné au point 9.3 de la présente Déclaration.

Nous traitons des données à caractère personnel dans les situations suivantes :

• elles peuvent servir de preuve (archives) ;

• elles peuvent être utilisées afin d’enregistrer votre participation et/ou votre présence à nos événements ;

• elles peuvent être utilisées afin de vous fournir des informations lorsque vous en faites la demande ;

• elles peuvent être utilisées en vue de la constatation, de l’exercice, de la défense ou de la sauvegarde de nos droits ou de ceux des personnes qui nous représentent, par exemple en cas de litiges ;

• elles peuvent être utilisées en vue de l’administration, de la gestion (des risques) et du contrôle de notre organisation (ex : compliance (prévention contre le blanchiment d’argent et la fraude et étude de ces problématiques), gestion des risques, fonctions à risque et inspection, gestion des plaintes, audit interne et externe) ;

• les données à caractère personnel dont ARGAFIN dispose peuvent être collectées et utilisées afin de permettre une gestion centralisée ou efficace des clients, de créer des segments ou des secteurs, et de créer des profils clients ou prospects plus détaillés dans le but de vous envoyer des communications plus ciblées ;

• elles peuvent être utilisées en vue de la simplification de l’exécution, de l’utilisation et de la clôture de services par le client, entre autres afin d’éviter que vous ne deviez à nouveau fournir des informations que vous avez déjà complétées auparavant et que vous ne deviez parcourir tout un processus d’identification si vous souhaitez devenir client d’ARGAFIN. Ainsi, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à ARGAFIN afin de faciliter votre identification.

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4. Quel est le fondement juridique du traitement de vos données à caractère personnel ?

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4.1 CONTEXTE GÉNÉRAL

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Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :

• L’utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat que vous avez conclu avec nous ou afin d’effectuer, à votre demande, les démarches nécessaires à la conclusion d’un contrat avec nous.  Les fins de traitement décrites au point 3.1 de la présente Déclaration sont basées sur ce principe.

• Nous disposons de votre consentement libre et explicite afin d’utiliser vos données à caractère personnel à une certaine fin.  En effet, si vous n’avez pas encore de relation commerciale avec nous, nous vous demanderons votre autorisation en vue de vous contacter à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration.

• L’utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à la défense de nos intérêts légitimes, dans la mesure où ils prévalent sur vos intérêts et droits.  Nous basons les traitements nécessaires au bon fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, tel que mentionné au point 3.3 de la présente Déclaration. Il en va de même pour les traitements nécessaires à l’envoi d’e-mails de marketing direct à nos clients existants, tel que décrit au point 3.2 de la présente Déclaration.

• Nous sommes légalement tenus de traiter certaines données, et plus particulièrement de les communiquer aux autorités compétentes.  En effet, dans le cadre de certains services, ARGAFIN est tenu de rapporter aux autorités, ou de réagir correctement si vous exercez vos droits relatifs à la protection de vos données à caractère personnel, et nous sommes également obligés de répondre aux questions de l’Autorité de protection des données, par exemple en cas de plaintes.

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5. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données ?

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• Seuls nos travailleurs et collaborateurs indépendants qui doivent avoir accès aux données à caractère personnel pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y accéder. Ceux-ci agissent sous notre supervision et notre responsabilité.

• Nous faisons également appel à des fournisseurs externes, qui prennent certains traitements en charge afin que nous puissions vous proposer nos produits et services, à savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos données soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 3 de cette Déclaration.

• Afin de respecter toute obligation légale imposée par la législation, nous pourrons soumettre vos données à caractère personnel à des institutions judiciaires ou réglementaires, des instances (para) fiscales et des services de recherche.

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6. Où conservons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel ?

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Vos données ne seront jamais transférées en dehors de l’UE. Nous veillons également toujours à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient respectées. Si nous prévoyons de faire enregistrer et traiter vos données en dehors de l’UE, nous vous le signalerons de manière explicite et nous nous assurerons que le même niveau de protection soit garanti.

En dehors de ces cas, vos données à caractère personnel ne seront jamais communiquées ou mises à la disposition de tiers et elles seront exclusivement utilisées dans notre intérêt. Aucune autre entreprise ne pourra donc utiliser vos données dans le but de vous envoyer des publicités, par exemple.

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7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

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Nous ne conserverons pas vos données pendant une plus longue période que le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de la présente Déclaration (ex : exécution d’un contrat, envoi d’informations à votre demande, etc.). Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont indiquées de manière explicite sous les différentes finalités mentionnées au point 3 de la présente Déclaration.

Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de la finalité du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable.

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour définir les délais de conservation :

• Pendant combien de temps avons-nous besoin des données pour pouvoir fournir le service demandé ?

• Avons-nous défini et annoncé un certain délai de conservation ?

• Avons-nous obtenu l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?

• Sommes-nous soumis à une obligation légale, contractuelle ou à une obligation comparable ?

Dès que nous n’aurons plus besoin de vos données et que nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans nos systèmes.

Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.

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8. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

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Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles fournies et collectées de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié de données.

9. Quels sont vos droits ?

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9.1 DROIT D’ACCÈS, D’OPPOSITION, À LA RECTIFICATION, À L’OUBLI ET À LA PORTABILITÉ DE DONNÉES

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9.1.1 Droit d’accès

Vous avez accès aux données à caractère personnel que nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous fournirons gratuitement une copie de ces données.

9.1.2 Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la suppression ou la rectification de données erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes.

9.1.3 Droit de retrait de votre consentement

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement explicite, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Nous attirons votre attention sur le fait que le retrait de votre consentement pour certains traitements de vos données à caractère personnel peut avoir pour conséquence que vous ne serez plus informé(e) de nos services ou activités ou que vous ne pourrez plus y recourir.

9.1.4 Droit d’opposition à certains traitements

Vous avez le droit de vous opposer à des activités de traitement basées sur un intérêt légitime, comme défini au point 3.3.

9.1.5 Droit à l’oubli

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez mettre un terme à la relation de travail avec ARGAFIN, vous pouvez donc nous demander d’arrêter d’utiliser vos données à caractère personnel.

Nous pouvons toutefois conserver les données requises à des fins de preuves. Ce droit à l’oubli implique également que vous pouvez nous demander de tout temps de mettre un terme au traitement des données qui sont traitées sur base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Toutefois, en cas d’intérêts légitimes prévalant sur les vôtres, nous pourrons continuer à traiter vos données à caractère personnel, à moins que vous ne décidiez de mettre un terme à la relation de travail existante.

9.1.6 Droit à la portabilité de données

Vous pouvez nous demander de vous envoyer les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format digital, lisible et structuré afin de pouvoir les enregistrer en vue d’une (ré)utilisation personnelle, ou de les transférer à un autre Responsable du traitement, pour autant que cela soit techniquement possible.

La législation relative à la protection des données à caractère personnel prévoit un certain nombre de limitations de ce droit, ce qui a pour conséquence qu’il ne s’applique pas à toutes les données.

9.1.7 Droit de limitation de certains traitements

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

• Si vous contestez l’exactitude des données, le traitement peut être limité pendant la période durant laquelle nous sommes chargés de vérifier leur exactitude ;

• Si vous invoquez le caractère illicite du traitement sans exiger l’effacement de vos données ;

• Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins mentionnées au point 3 mais souhaite les conserver car elles restent nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en cas de procédure en justice ;

• Si vous vous opposez à un traitement effectué sur base d’intérêts légitimes, ce traitement sera limité pendant la période durant laquelle les motifs invoqués par les deux parties seront analysés.

Si vous obtenez le droit de limitation du traitement, nous n’effectuerons plus aucune opération avec les données concernées, à l’exception de leur enregistrement.

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9.2 DROIT D’OPPOSITION AU MARKETING DIRECT

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Comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration, nous utilisons vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des informations commerciales, des publicités ou des propositions personnelles (par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters électroniques). Si vous ne souhaitez pas (plus) recevoir ce type de communications de notre part, vous avez le droit de contester le traitement de vos données à des fins de marketing direct, et ce en recourant aux options prévues à cet effet dans chaque e-mail reçu de notre part. Votre demande sera prise en charge dans les plus brefs délais.

Même si vous avez exercé votre droit d’opposition, vous pouvez, si vous le souhaitez, à nouveau autoriser les activités de marketing direct via les mêmes canaux.

Nous attirons votre attention sur le fait que l’exercice de votre droit d’opposition ne nous interdit pas pour autant de vous contacter à toute autre fin, en ce compris l’exécution du contrat, conformément à la présente Déclaration.

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9.3 COMMENT EXERCER SES DROITS ?

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Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande écrite :

• Par e-mail : info@argafin.com

• Par courrier à l’adresse suivante :

  ARGAFIN, à l’attention du Data Protection Officer,

  Allée de Clerlande,3

  1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Nous vous demandons d’indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez vous opposer ou quel consentement vous souhaitez retirer. Veuillez être le plus précis(e) possible lorsque vous invoquez vos droits.

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10. Comment poser des questions ou introduire une réclamation ?

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant le traitement de vos données, l’exercice de vos droits ou la présente Déclaration, vous pouvez nous contacter via les canaux suivants :

• Par e-mail : info@argafin.com

• Par courrier à l’adresse suivante :

  ARGAFIN, à l’attention du Data Protection Officer,

  Allée de Clerlande,3

  1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l’exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la législation, vous pouvez introduire une réclamation devant l’Autorité de protection des données, mieux connue sous le nom de Commission vie privée. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur www.autoriteprotectiondonnees.be.

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11. Modification de la présente Déclaration

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Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente Déclaration si nécessaire.

En cas d’importantes modifications, la date de modification sera mise à jour, nous vous en informerons et vous fournirons une copie de la nouvelle Déclaration.

Nous vous encourageons à consulter cette Déclaration de manière périodique afin de prendre connaissance de la manière dont nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.

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