Privacybeleid

1. Wie zijn wij?
 

1.1 ARGAFIN ALS VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

Door middel van deze verklaring (hierna: "Verklaring") willen wij u informeren waarom en hoe uw persoonsgegevens door ARGAFIN worden verzameld en verwerkt. Uw persoonsgegevens worden centraal verzameld en opgeslagen. ARGAFIN verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Onze contactgegevens vindt u in paragraaf 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken. Als verantwoordelijke voor de verwerking nemen wij de nodige stappen om ervoor te zorgen dat u :

geïnformeerd wordt over de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten;

de controle behoudt over uw persoonsgegevens die wij verwerken;

uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Meer informatie over uw rechten vindt u in paragraaf 9 van deze Verklaring.

Bij het verlenen van haar diensten treedt ARGAFIN ook op als verwerker van de persoonsgegevens van haar cliënten. Dit wordt behandeld in de Overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens tussen ARGAFIN en haar cliënten en maakt geen deel uit van deze Verklaring.
 

 

1.2 FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING

Wij hebben ook een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

​

2. Welke gegevens verzamelen wij over u?

​

2.1 PERSOONSGEGEVENS

 

Persoonsgegevens" betekent alle informatie over een identificeerbare natuurlijke persoon. Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen hangt af van de gevraagde diensten. Dit omvat gegevens over u en/of uw vertegenwoordigers, personeel, medewerkers en/of zelfstandige bestuurders (hierna "u" of "uw" genoemd).

 

Indien u ons persoonsgegevens van uw vertegenwoordigers, personeel, medewerkers en/of zelfstandige bestuurders verstrekt, dient u hen te informeren over het bestaan en de inhoud van deze Privacyverklaring, alsmede over onze plichten, hun rechten en de wijze waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen. In het bijzonder verzamelen wij:

 

van onze bestaande klanten: identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, kopie identiteitskaart, enz.), interessegebieden en bepaalde financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.) ;

 

van onze prospects: identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, enz.), interessegebieden, enz.

 

Wij gebruiken deze gegevens voor de doeleinden beschreven in punt 3 van deze Verklaring. Op onze website maken wij gebruik van "cookies". Dit zijn kleine stukjes informatie die door uw browser op uw computer worden opgeslagen en waarmee wij bepaalde informatie over de gebruikers van onze website kunnen verkrijgen (bijv. geselecteerde taal, duur van uw bezoek aan de pagina, enz.) Hierdoor kunnen wij de website beter aan uw wensen en voorkeuren aanpassen en het gebruik ervan vergemakkelijken. Meer informatie hierover vindt u in ons cookiebeleid.

 

Wij verzamelen of verwerken geen gegevens van minderjarigen of zogenaamde gevoelige gegevens, d.w.z:

 

persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken;

 

genetische of biometrische gegevens (bijvoorbeeld gezichtsopnamen en vingerafdrukken)

 

gegevens met betrekking tot de gezondheid

 

gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

 

Indien dergelijke gevoelige gegevens aan ons worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en verwijderen.
 

Woordenboek
Deze talencombinatie wordt niet door het woordenboek gedekt.
 

 

3. Waarvoor hebben we uw gegevens nodig?
 

3.1 KLANTACCEPTATIE EN CONTRACTUITVOERING
 

Wij hebben persoonsgegevens nodig om :

u als prospect of klant te registreren in ons beheersysteem

u als klant te accepteren in het kader van onze acceptatieprocedure

contact met u op te nemen om tot een overeenkomst te komen over de uitvoering van de gevraagde diensten

u te factureren voor onze diensten of rekeningen op te maken voor de geleverde diensten.

​

3.2 DIRECT MARKETING
 

Wij willen u graag informeren over onze diensten, evenementen of relevante artikelen. Wij nemen contact met u op als u daar expliciet om vraagt of als wij denken dat u geïnteresseerd bent in een dienst of dat uw bedrijf/organisatie er baat bij heeft.

U kunt deze informatie op verschillende manieren verkrijgen: in de kantoren van ARGAFIN, op het internet, per e-mail, per post, telefonisch of tijdens evenementen. Bovendien zullen wij steeds nieuwe technologieën gebruiken indien deze ons toelaten informatie te communiceren op een manier die u het minst stoort.

U ontvangt onze direct marketingcommunicatie als u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om contact met u op te nemen. Wij zullen u met name om toestemming vragen als u nog geen klant van ARGAFIN bent.

Maar zelfs als u besluit ons geen toestemming te geven, kunt u toch aanbiedingen of reclame van ons ontvangen. Dit zal met name het geval zijn als u al een zakelijke relatie met ARGAFIN heeft. Wij baseren dit op ons gerechtvaardigd belang.

Indien u geen reclame van ons wenst te ontvangen, kunt u zich beroepen op uw recht om bezwaar te maken tegen direct marketing zoals uiteengezet in paragraaf 9.2 van deze Verklaring.
 

3.3 WERKING VAN DE VENNOOTSCHAP
 

Dit doel vormt een zogenaamd "legitiem belang". De verwerking van gegevens is immers gebaseerd op een aantal legitieme belangen. Wij waken er echter voortdurend over dat het evenwicht tussen onze legitieme belangen en de mogelijke impact ervan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaar wenst te maken tegen een dergelijke verwerking, kunt u uw recht op bezwaar uitoefenen zoals uiteengezet in punt 9.3 van deze verklaring.

Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende situaties

ze kunnen worden gebruikt als bewijsmateriaal (archieven) ;

ze kunnen worden gebruikt om uw deelname en/of aanwezigheid bij onze evenementen te registreren;

ze kunnen worden gebruikt om u informatie te verstrekken wanneer u daarom verzoekt;

ze kunnen worden gebruikt om onze rechten of die van onze vertegenwoordigers vast te stellen, uit te oefenen, te verdedigen of te vrijwaren, bijvoorbeeld in geval van een geschil

ze kunnen worden gebruikt voor de administratie, het (risico)beheer en de controle van onze organisatie (bijvoorbeeld compliance (preventie en onderzoek van witwassen en fraude), risicobeheer, risicofuncties en inspectie, klachtenbehandeling, interne en externe audit);

persoonsgegevens in het bezit van ARGAFIN kunnen worden verzameld en gebruikt met het oog op gecentraliseerd of efficiënt klantenbeheer, om segmenten of sectoren te creëren en om meer gedetailleerde klant- of prospectprofielen op te stellen om u meer gerichte communicatie te sturen;

Ze kunnen worden gebruikt om de uitvoering, het gebruik en de beëindiging van diensten door de klant te vereenvoudigen, onder andere om te voorkomen dat u informatie moet verstrekken die u al eerder hebt ingevuld en dat u een heel identificatieproces moet doorlopen als u klant van ARGAFIN wilt worden. Uw persoonsgegevens kunnen dus aan ARGAFIN worden meegedeeld om uw identificatie te vergemakkelijken.

​

4. Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

​

4.1 ALGEMENE CONTEXT

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken en verwerken als aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons bent aangegaan of om op uw verzoek de stappen uit te voeren die nodig zijn om een overeenkomst met ons te sluiten.  De in punt 3.1 van deze verklaring beschreven verwerkingsdoeleinden zijn op dit beginsel gebaseerd.
 

Wij hebben uw vrije en uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.  Indien u nog geen zakelijke relatie met ons heeft, vragen wij uw toestemming om contact met u op te nemen voor direct marketing doeleinden zoals beschreven in paragraaf 3.2 van deze Verklaring.
 

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze legitieme belangen, voor zover deze prevaleren boven uw belangen en rechten.  Wij baseren de verwerking die noodzakelijk is voor de goede werking van ons bedrijf op ons gerechtvaardigd belang zoals vermeld in punt 3.3 van deze Verklaring. Hetzelfde geldt voor de verwerking die noodzakelijk is voor het verzenden van direct marketing e-mails aan onze bestaande klanten, zoals beschreven in punt 3.2 van deze Verklaring.
 

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken, en met name om ze aan de bevoegde autoriteiten mee te delen.  In het kader van bepaalde diensten is ARGAFIN namelijk verplicht aangifte te doen bij de autoriteiten, of adequaat te reageren als u uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens uitoefent, en wij zijn ook verplicht vragen van de gegevensbeschermingsautoriteit te beantwoorden, bijvoorbeeld in geval van klachten.

​

5. Met welke anderen delen wij uw gegevens?

​

• Alleen onze medewerkers en freelancers die voor de uitvoering van hun professionele taken toegang tot persoonsgegevens nodig hebben, hebben toegang. Zij handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

• Wij maken ook gebruik van externe leveranciers die bepaalde verwerkingen uitvoeren om onze producten en diensten aan u te leveren, zoals IT-, juridische, financiële, boekhoudkundige en andere diensten. Aangezien deze derden bij de uitvoering van de gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de in punt 3 van deze verklaring genoemde doeleinden.

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan gerechtelijke of regelgevende instellingen, (para)fiscale autoriteiten en onderzoeksdiensten.

​

6. Waar bewaren en verwerken wij uw persoonsgegevens?

​

Uw gegevens zullen nooit buiten de EU worden overgedragen. Wij zorgen er ook altijd voor dat aan de minimale wettelijke vereisten en veiligheidsnormen wordt voldaan. Als wij van plan zijn uw gegevens buiten de EU op te slaan en te verwerken, zullen wij u daarvan uitdrukkelijk op de hoogte stellen en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gewaarborgd.
 

Voor het overige worden uw persoonlijke gegevens nooit aan derden doorgegeven of ter beschikking gesteld en alleen in ons belang gebruikt. Geen enkel ander bedrijf zal uw gegevens kunnen gebruiken om u bijvoorbeeld reclame toe te zenden.

​

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

​

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is om de in punt 3 van deze Verklaring genoemde doeleinden te bereiken (bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst, toezending van informatie op uw verzoek, enz.) Uitzonderingen op of verduidelijkingen van dit beginsel worden uitdrukkelijk vermeld onder de verschillende doeleinden die in punt 3 van deze verklaring worden genoemd.

Aangezien de noodzaak om gegevens te bewaren afhangt van het soort gegevens en het doel van de verwerking, kunnen de bewaartermijnen aanzienlijk variëren.

Hieronder vindt u de criteria die wij hanteren om de bewaartermijnen te bepalen:

- Hoe lang hebben wij de gegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen leveren?

- Hebben wij een bepaalde bewaartermijn gedefinieerd en aangekondigd?

- Hebben wij toestemming gekregen om de bewaartermijn te verlengen?

- Hebben wij een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting?
 

Zodra wij uw gegevens niet langer nodig hebben en niet langer wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren, zullen wij ze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Uw persoonsgegevens worden echter bewaard en gebruikt zolang dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, geschillen te beslechten of contracten af te sluiten.

​

8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

​

Uw persoonsgegevens worden als strikt persoonlijk beschouwd. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, toevallige wijziging, beschadiging, toevallige of onrechtmatige toegang of andere ongerechtvaardigde verwerking van gegevens.
 

9. Wat zijn uw rechten?

​

9.1 RECHT OP TOEGANG, VERZET, RECTIFICATIE, WEGLATING EN OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS

9.1.1 Recht op toegang

U hebt toegang tot en recht op inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken. Indien u dit wenst, zullen wij u kosteloos een kopie van deze gegevens verstrekken.

9.1.2 Recht op rectificatie

U heeft het recht te verzoeken om verwijdering of correctie van onjuiste, onvolledige, ontoereikende of verouderde gegevens.

9.1.3 Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens kan betekenen dat u niet langer wordt geïnformeerd over of gebruik kunt maken van onze diensten of activiteiten.

9.1.4 Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingsactiviteiten op basis van een gerechtvaardigd belang, zoals gedefinieerd in punt 3.3.

9.1.5 Recht om vergeten te worden

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Indien u de werkrelatie met ARGAFIN wenst te beëindigen, kunt u daarom verzoeken dat wij uw persoonsgegevens niet langer gebruiken.

Wij kunnen de vereiste gegevens echter bewaren voor bewijsdoeleinden. Dit recht om te worden vergeten houdt ook in dat u ons te allen tijde kunt verzoeken de verwerking van gegevens die op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang worden verwerkt, te staken. Indien uw legitieme belangen zwaarder wegen, kunnen wij uw persoonsgegevens echter blijven verwerken, tenzij u besluit de bestaande werkrelatie te beëindigen.
 

9.1.6 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een digitaal, leesbaar en gestructureerd formaat op te slaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om ze over te dragen aan een andere Controller, mits dit technisch mogelijk is.

De wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens voorziet in een aantal beperkingen van dit recht, waardoor het niet voor alle gegevens geldt.

9.1.7 Recht om bepaalde verwerkingen te beperken

U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de volgende gevallen:

Als u de juistheid van de gegevens betwist, kan de verwerking worden beperkt gedurende de periode waarin wij verantwoordelijk zijn voor de verificatie van de juistheid ervan;

Als u de onwettigheid van de verwerking inroept zonder het wissen van uw gegevens te eisen;

Indien wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de in punt 3 genoemde doeleinden, maar deze willen bewaren omdat zij nog noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in geval van gerechtelijke procedures;

Indien u bezwaar maakt tegen verwerking op basis van legitieme belangen, zal deze verwerking worden beperkt gedurende de periode waarin de door beide partijen aangevoerde gronden worden geanalyseerd.

Indien u het recht krijgt om de verwerking te beperken, zullen wij geen verdere handelingen met de betrokken gegevens verrichten, met uitzondering van de opslag ervan.

​

9.2 RECHT OM BEZWAAR TE MAKEN TEGEN DIRECT MARKETING

Zoals vermeld in punt 3.2 van deze Privacyverklaring, gebruiken wij uw persoonsgegevens om u commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen te sturen (door middel van direct marketing of elektronische nieuwsbrieven). Indien u dergelijke communicatie van ons niet (meer) wenst te ontvangen, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing doeleinden door gebruik te maken van de daartoe voorziene opties in elke e-mail die u van ons ontvangt. Uw verzoek zal zo spoedig mogelijk worden behandeld.

Ook als u gebruik heeft gemaakt van uw recht van verzet, kunt u desgewenst via dezelfde kanalen opnieuw direct marketingactiviteiten toestaan.

Wij wijzen u erop dat de uitoefening van uw recht van verzet ons niet belet contact met u op te nemen voor andere doeleinden, waaronder de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.
 

 

9.3 HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

Om bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u ons een schriftelijk verzoek sturen

Per e-mail: info@argafin.com

Per post naar het volgende adres

ARGAFIN, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming,

Allée de Clerlande,3

1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Wij verzoeken u duidelijk aan te geven op welk recht u zich wilt beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich wilt verzetten of welke toestemming u wilt intrekken. Gelieve zo specifiek mogelijk te zijn wanneer u uw rechten inroept.

​

10. Hoe kunt u vragen stellen of een klacht indienen?
 

Als u vragen hebt of een klacht wilt indienen over de verwerking van uw gegevens, de uitoefening van uw rechten of deze Verklaring, kunt u contact met ons opnemen via de volgende kanalen

Per e-mail: info@argafin.com

Per post naar het volgende adres

ARGAFIN, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming,

Allée de Clerlande,3

1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Als u niet tevreden bent met ons antwoord, als u opmerkingen hebt over de uitoefening van uw rechten of als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de wetgeving, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, beter bekend als de Privacycommissie. Alle informatie hierover vindt u op www.autoriteprotectiondonnees.be.

​

11. Wijziging van deze Verklaring
 

Wij behouden ons het recht voor deze Verklaring indien nodig te wijzigen of aan te vullen.

In geval van belangrijke wijzigingen zal de datum van de wijziging worden bijgewerkt en zullen wij u op de hoogte stellen en u een exemplaar van de nieuwe Verklaring verstrekken.
 

Wij raden u aan deze Verklaring regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

​